VERIFACTU: el nuevo sistema de facturación que llega para quedarse

En los últimos meses, conceptos como VERIFACTU, facturación electrónica o registro de facturas han empezado a aparecer con frecuencia en las conversaciones de empresarios y autónomos. Para muchos, que ya bastante esfuerzo requieren en mantener su actividad diaria a flote, estas novedades normativas suponen un motivo añadido de preocupación.

Pero, ¿qué es exactamente el sistema VERIFACTU que tanto anuncia la Agencia Tributaria? ¿Qué cambia con su aplicación y qué implicaciones tendrá en la práctica?

El origen de VERIFACTU se encuentra en la Ley Antifraude de 2021, cuyo objetivo declarado es reforzar el control sobre la economía sumergida y dificultar el fraude fiscal. Esa voluntad se concretó en diciembre de 2023 con el Real Decreto 1007/2023, que establece los cimientos del nuevo sistema.

El objetivo es impedir el uso de programas de facturación de «doble uso» o manipulables que faciliten ocultar ingresos. Para lograrlo, se obliga a que todas las facturas se emitan mediante un software certificado, capaz de garantizar su integridad y autenticidad.

En palabras de Alberto Herrero García, asesor fiscal en Valentín Gallego Auditores y Consultores, «la Agencia Tributaria busca cerrar una puerta histórica al fraude: la manipulación posterior de facturas. Con VERIFACTU, cada documento quedará registrado y sellado en el instante de su creación».

A partir de 2026, las empresas y profesionales deberán utilizar un programa de facturación que cumpla con los requisitos técnicos fijados por Hacienda y que haya sido debidamente certificado.

Cada factura generada llevará asociado un código único o hash, que garantiza su inalterabilidad. Es decir, no podrá modificarse ni borrarse a posteriori. Además, las facturas quedarán encadenadas unas con otras en un registro cronológico, lo que permitirá comprobar fácilmente si falta alguna o si se ha producido alguna alteración.

Incluso en caso de error, no bastará con eliminar el documento: deberá emitirse un registro de anulación, que también quedará reflejado en el sistema. El reglamento también alcanza a las facturas simplificadas —los populares tiques—, de manera que ningún comprobante escapará al nuevo modelo.

Una de las principales novedades es que cada factura llevará incorporado un código QR. Cualquier persona podrá escanearlo con el móvil y comprobar en la sede electrónica de Hacienda la veracidad del documento.

Además, el sistema permitirá —de forma voluntaria— enviar las facturas directamente a la Agencia Tributaria en el mismo momento de su emisión. Esto facilitará a la Administración llevar al día los libros de IVA de cada contribuyente, lo que podría suponer un alivio para los pequeños negocios en materia de gestión contable.

Conscientes de que no todos los autónomos disponen de programas propios, la Agencia Tributaria ha anunciado que pondrá a disposición de los contribuyentes una aplicación gratuita y simplificada de facturación a través de su sede electrónica.

El funcionamiento será sencillo: el usuario introduce los datos en la web y obtiene un documento imprimible con su código QR. Al mismo tiempo, el registro de esa factura quedará guardado en los servidores de Hacienda.

Eso sí, esta aplicación aún no está disponible, y se desconoce cuál será el límite de facturación para poder usarla. Además, no servirá para las facturas simplificadas.

La normativa VERIFACTU tendrá un alcance generalizado sobre el tejido empresarial español:

-Todas las sociedades y demás entidades que tributan por el Impuesto sobre Sociedades.

-Las personas físicas (autónomos) que ejerzan actividades económicas.

-De forma especial, también afecta a los desarrolladores, productores y comercializadores de software de facturación, quienes están obligados a que sus sistemas cumplan todos los requisitos técnicos y legales de Verifactu.

En definitiva, desde una gran empresa hasta el pequeño comercio de barrio deberán adaptarse al nuevo sistema.

Sin embargo, existen excepciones:

-Las grandes empresas que ya están dentro del sistema SII (y que envían sus facturas a Hacienda casi en tiempo real).

-Las empresas y autónomos de País Vasco y Navarra, que ya cuentan con un sistema propio muy similar: el TicketBAI.

-Y un caso muy habitual: quienes alquilan pisos o locales. Si lo hacen como particulares, es decir, sin tener un empleado a jornada completa; no estarán obligados a aplicar VERIFACTU, porque la ley no considera esa actividad como empresarial.

En definitiva, habrá que estar pendiente a todos estos cambios que se avecinan y que entrarán en vigor el 1 de enero de 2026 para empresas y el 1 de julio de 2026 para personas físicas.

La norma no es simbólica: prevé sanciones elevadas. Los fabricantes o distribuidores de software no homologado pueden enfrentarse a multas de hasta 150.000 euros. Y para autónomos y empresas que utilicen programas no autorizados o alterados, la sanción puede llegar a 50.000 euros.

La Agencia Tributaria tendrá potestad para exigir el acceso inmediato a los registros de facturación y a sus copias seguras.

La llegada de VERIFACTU supondrá un reto añadido para empresas y autónomos. No solo por la inversión económica en nuevos programas, sino también por el tiempo de adaptación y la necesidad de formación en el uso de estos sistemas.

Según explica el asesor fiscal de Valentín Gallego Auditores y Consultores, «aunque el objetivo es positivo —luchar contra el fraude y modernizar la facturación—, no podemos obviar que para muchos autónomos y pequeñas empresas será un cambio drástico que exigirá recursos y paciencia».

Conviene recordar que VERIFACTU no llega solo. En paralelo avanza la Ley Crea y Crece, que impondrá la obligación de utilizar la factura electrónica en todas las operaciones entre empresas y profesionales (B2B).

Más allá de la tecnología, VERIFACTU supone un cambio cultural en la relación entre empresas, profesionales y la Administración. Con el nuevo sistema, Hacienda tendrá prácticamente en tiempo real información sobre la facturación de cada negocio.

Para algunos, esto puede percibirse como una pérdida de autonomía. Para otros, como un avance en transparencia y en simplificación de la gestión tributaria.

Lo que parece indudable es que el nuevo escenario marcará la forma de trabajar de miles de empresas y autónomos en los próximos años.